A tecnologia tem contribuído para melhorar o desempenho de diversos setores da economia. O agronegócio e a indústria já perceberam que as aplicações em inovação tecnológica elevam a competitividade, inclusive no mercado internacional.

Aos poucos, contadores e empresas do ramo também percebem que a tecnologia facilita a execução de serviços e, consequentemente, permite a redução de preços, melhora o serviço prestado e aumenta o lucro. Foi o investimento em tecnologia que garantiu à NTW Contabilidade e Gestão Empresarial ampliar em 5% o faturamento. Para isso, desenvolveu sistemas internos, já que os oferecidos pelo mercado eram desenhados para atender a legislação e poucos focavam a gestão.

“Ganhamos produtividade e elevamos o controle da demanda do cliente. O sistema permite o gerenciamento do tempo que cada funcionário utiliza para atender determinada demanda. Também mostra para toda a equipe quem está fazendo uma atividade específica”, explica Nathaniel Pereira, sócio-diretor da NTW.

Segundo ele, entre as vantagens está a possibilidade de apurar os serviços mais demandados e, com isso, criar ações para capacitar a equipe. “Se um cliente tem muitas dúvidas sobre determinado assunto, capacitamos a equipe para que ela fique mais preparada, tornando nosso trabalho mais eficiente e o do cliente também.” Ele cita ainda mais segurança para os serviços prestados. “Se um funcionário falta, o sistema mostra os compromissos assumidos, e outro funcionário pode realizar as tarefas”, afirma.

Atualmente, a NTW desenvolve um aplicativo de relacionamento com o cliente. “Em poucos meses, teremos um app que vai tornar disponível de maneira mais rápida documentos como contrato social, declaração do Imposto de Renda e balancetes. Se o cliente estiver no banco, por exemplo, e precisar de um desses documentos, estará acessível na palma da mão”, revela Pereira.

A rede de franquias de escritórios contábeis Contab Express também percebeu que a tecnologia era fundamental para ajudar na expansão da empresa. “Ela ajuda na agilidade dos serviços e no fluxo de informações, já que todos os nossos relatórios são feitos de forma digital”, comenta o gerente da rede, Fabio Cheung. “Atendemos 40% a mais de clientes com a mesma equipe, já que com a informatização pudemos alocar pessoas para projetos maiores”, diz Cheung.

A alocação de profissionais para área consultiva é, inclusive, o principal ganho destacado pelos profissionais contábeis. Com a transferência do trabalho braçal para as máquinas, os funcionários ficam livres para atuar de forma mais analítica, dando aos clientes um serviço de maior valor agregado sem necessariamente ter aumento de custos. “Isso sem falar que a possibilidade de erros ao digitar as informações cai drasticamente com a informatização deste processo mais braçal”, destaca Cheung.

A Crowe Horwath registrou redução média de 40 horas de trabalho por cliente. “Temos um ganho mensal de cerca de 800 horas, que usamos para investir no próprio cliente, realizando um trabalho mais analítico”, explica a sócia Juliana Brito.

A tecnologia permitiu também a criação dos serviços de contabilidade on-line. “Sem os sistemas tecnológicos próprios ou de terceiros, seria impossível prestarmos todos os serviço oferecidos”, complementa Heber Dionizio, contador responsável da Contabilizei, escritório on-line. A automação, destaca ele, vai além da tecnologia e demonstra a junção dos sistemas com a inteligência. “É a forma como respondemos ao cliente, como usamos o sistema para a comunicação. Tudo isso é fundamental para garantir uma prestação de serviço eficiente”, avalia Dionizio.

Assinatura digital agiliza processos junto ao cliente

A certificação digital é uma realidade dentro do universo empresarial e vem contribuindo para aumentar a produtividade do segmento contábil    ao eliminar idas e vindas a órgãos públicos.

“A certificação digital é um documento eletrônico para identificar a empresa no mundo virtual e hoje é fundamental para diversos serviços, como a entrega do FGTS, que antes era manual e precisava da assinatura do responsável da empresa. Hoje todo esse processo é digital”, explica Julio Mendes, diretor comercial da Soluti, empresa especializada em oferecer soluções de segurança e certificação digital para empresas e profissionais liberais.

Vale destacar que empresas do Simples com menos de três funcionários não precisam do certificado digital para gerar a folha de pagamento. A assinatura digital, no entanto, é necessária em caso de demissão. “Por isso, os contadores solicitam que seus clientes façam o certificado, porque ele será nessário em algum momento. Em algumas juntas comerciais, inclusive, todo o processo já é 100% digital, sendo exigida, portanto, a certificação”, alerta Mendes. Hoje o processo de emissão da assinatura digital custa a partir de R$ 160 e a renovação varia entre um e cinco , dependendo do modelo escolhido.

“Sem a certificação digital, os contadores teriam que dispor de muito mais tempo e funcionários para atender às exigências legais, já que normalmente quem vai atrás de todos os processos é esse profissional, e não a empresa”, destaca Mendes.

Por gerar facilidades e produtividade, a certificação se tornou mais popular. O número de certificados emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) cresce a cada ano. De janeiro a maio de 2017, as emissões somam 1.499.648, com alta de 12,63% em relação a 2016.

A certificação digital para contabilistas é a que mais cresce. Segundo a Soluti, foram 250 mil certificados emitidos pelo setor contábil no primeiro semestre, 40% a mais do que o apurado no mesmo período do ano passado.

“A Receita Federal e as Fazendas estaduais são os principais fomentadores da certificação digital, com boa parte de todos os seus processos exigindo tal medida”, diz o executivo. Dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), apontam pelo menos 8 milhões de certificados digitais ativos no País. “São 300 mil novas assinaturas digitais a cada mês”, afirma Mendes.